Zur Weiterentwicklung und Stärkung unserer Verwaltung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Sachbearbeiter*in Verwaltung

Ihre Aufgaben:

• Mitarbeit im Controlling, mit dem Schwerpunkt Gastronomie, Hotel, Tagung, und in der Kasse
• Unterstützung des Personalmanagements des GSI (Erstellung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen, Zeiterfassung, Personal-entwicklung, Stellenplan)
• Unterstützung der Prozessoptimierung der Verwaltung und in der Abteilung Gastronomie, Hotel, Tagung (Organisationsabläufe, Beschwerdemanagement)
• Mitarbeit im Projektmanagement
  (u.a. weitere Digitalisierung im GSI)

Ihre Voraussetzungen:

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Bezug zum Hotelgewerbe
• mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Verwaltung, Controlling, Personalwirtschaft
• Erfahrung in einem Tagungszentrum mit Hotelbetrieb
• Gute Kenntnisse der Hotelsoftware „Fidelio“ und im Umgang mit Zeiterfassungssystemen
• Grundkenntnisse im Bereich Controlling
• Grundkenntnisse in der Finanzbuchhaltung
• Grundkenntnisse in der Lohnbuchhaltung
• Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office
• Teamfähigkeit

Wir bieten:

Wir bieten Ihnen einen selbstbestimmten und unbefristeten Arbeitsplatz und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten in Vollzeit. Wir setzen der Aufgabe entsprechende Flexibilität voraus und die Bereitschaft zu Dienstreisen. Wir bieten vermögenswirksame Leistungen, eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung und ein GSI-9€-Ticket (Job-Ticket) an.

Wir freuen uns über Ihre Bewerbungsunterlagen, mit denen Sie uns über Ihre konkreten Erfahrungen und persönlichen Eigenschaften für die beschriebenen Tätigkeiten informieren, Ihre Motivation beschreiben, sich bei uns zu bewerben, uns Ihre Gehaltsvorstellung nennen, einen tabellarischen Lebenslauf zur Verfügung stellen und vorliegende Arbeitszeugnisse oder aktuelle Referenzen senden.

Das GSI bekennt sich zu Vielfalt und Respekt. Wir freuen uns daher besonders über Bewerber*innen mit Migrationserfahrungen.

Wegen Ausscheidens der Stelleninhaberin suchen wir spätestens zum
1. April 2023 eine Nachfolge für die

Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Wäre das nicht was für Sie?:

• Wollen Sie das Büro der Geschäftsleitung mit allem, was dazu gehört, managen und damit dafür sorgen, dass „es läuft“?
• Haben Sie ein Händchen dafür, Termine zu vereinbaren, Termine zu überwachen und Fristen im Auge zu behalten?
• Haben Sie Interesse daran, Präsentationen zu erstellen, (virtuelle) Meetings und Reisen zu organisieren, Meetings vorzubereiten und die Beschlüsse zu verfolgen?
• Können Sie Gefallen daran finden, Statistiken zu erstellen?
• Möchten Sie als Repräsentant*in der Geschäftsleitung Gastgeber*in für Besucher*innen und Gesprächspartner*innen der Geschäftsleitung sein?
• Übersetzen Sie erarbeitete Vereinbarungen gerne in Verträge, die Sie entwerfen?
• Wollen Sie Beschwerden managen, eingehendes Lob an die richtigen Stellen leiten, Ansprechpartner*in für Mitarbeiter*innen und Außenstehende sein?
• Können Sie Freude dabei entwickeln, sorgfältig zu recherchieren und Entscheidungen der Geschäftsleitung vorzubereiten?
• Wissen Sie, dass Aufgaben auch delegiert werden können, und haben Sie gerne den Überblick, wer bei einer Entscheidungsvorbereitung helfen kann?
• Kurzum – wollen Sie der Geschäftsleitung als Assistenz den Rücken freihalten, damit diese sich auf die strategischen Aufgaben konzentrieren kann?

Dann sollten Sie über eine Bewerbung bei uns nachdenken.

Ihre Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung/oder eine vergleichbare Qualifikation (Büromanagement)
• Berufserfahrung durch eine ähnliche Tätigkeit
• Professioneller Umgang mit MS-Office-Programmen
• Englisch in Wort und Schrift, Französischkenntnisse von Vorteil
• Sehr gutes betriebswirtschaftliches Verständnis
• Stilsicherheit und Textkompetenz
• teamorientierte, flexible Persönlichkeit
• Organisationstalent und proaktive Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und Empathie, hohe Sozialkompetenz
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit und Stressresistenz
• Vertraulichkeit und Verschwiegenheit, Loyalität und Identifikation mit dem Unternehmen
• Sicherer Umgang mit Mitarbeiter*innen, Mitgliedern und Gästen

Was sind Ihre Aufgaben?

• Vorbereitung, Protokollführung und Nachbereitung Mitgliederversammlungen und bei weiteren Gremiensitzungen
• des Vereins, Gremiensachbearbeitung (Stiftung, Präsidium und Mitglieder), Kontaktpflege zu den Mitgliedern
• Führung von Personalunterlagen der Geschäftsleitung, Pädagogen und Verwaltungsmitarbeiter, Mitarbeit Stellenplan des Unternehmens
• Sachbearbeitung anderer, im Institut ansässiger Vereine (zurzeit IDP, bap)
• Tägliche Postbearbeitung und entsprechende Zuordnung an die Mitarbeiter*innen, Abteilungen und Ressorts
• Erledigung der Korrespondenz für das Präsidium, Stiftung und Geschäftsleitung selbstständig oder nach stichwortartigen Vorgaben
• Terminabsprachen, Terminkoordinierung
• Reiseplanung und deren Abwicklung, Erstellung Reisekosten
• Schnelle, aber sorgfältige und zuverlässige Bearbeitung von Aufgaben
• Erste Anlaufstelle bei telefonischen Rückfragen von Mitarbeiter*innen und Kunden
• Telefonischer Kontakt mit Behörden, Ministerien und anderen Institutionen der Fort- und Weiterbildung
• Führung des Vorzimmers in Eigenverantwortung
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben
• Weitere Merkmale die auf Sie zutreffen: Verantwortung, Empathie, Leidenschaft, Gastgebermentalität, Engagement und Souveränität

 Wir bieten Ihnen:

• Unbefristete Vollzeitstelle mit einem vielseitigen,
  interessanten Aufgabenspektrum und verantwortungsvollen Tätigkeiten
• Vielfältige Möglichkeiten für Wissenszuwachs und zur persönlichen Weiterentwicklung
• Raum für Kreativität und Umsetzung eigener Ideen
• Eine umfassende und qualifizierte Einarbeitung in das Aufgabengebiet
• Einen interessanten, abwechslungsreichen und zukunftssicheren Arbeitsplatz
• Regelmäßige Arbeitszeiten
• Jobticket als „GSI-9€-Ticket“
• Zusätzliche Altersvorsorge

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Mitarbeiter*in im Gebäude- und Flächenmanagement

Ihre Aufgaben:

• Pflege der hauseigenen Gartenanlage und im Bereich von Bau & Facility
• Sicherstellen der Sauberkeit und Ordnung innerhalb und außerhalb des Gebäudes
• Fürsorglicher Umgang und Pflege der Maschinen und Gartengeräte
• Unterstützung bei Auf- und Abbauarbeiten in Veranstaltungsräumen und den Außenbereichen
• Pflege und Kleinreparaturen an Innenausbauten
• Malertätigkeiten
• Mängelbeseitigung
• Gemeinsamer Ansprechpartner im Team für Fremdgewerke

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung in einem Handwerksberuf oder fundierte einschlägige
  Berufserfahrung
• Hohe Belastbarkeit, schnelle Auffassungsgabe
• Bereitschaft zum Schichtdienst, Wochenend- und Feiertagsdienst (kein Teildienst)
• Gastorientierte Persönlichkeit, gute Umgangsformen und natürliche Ausstrahlung
• Zuverlässiger, flexibler und engagierter Teamplayer

Wir bieten:

• Einen interessanten, abwechslungsreichen, sicheren und unbefristeten Arbeitsplatz
• Die Möglichkeit, eigene Ideen und Erfahrungen einzubringen
• Sehr gutes Betriebsklima mit vielen langjährigen erfahrenen Mitarbeitern
• Eine angenehme Arbeitsatmosphäre im Team
• Eine leistungsgerechte Vergütung sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Tägliche Verköstigung im Gästebereich am Büffet zum vergünstigten Mitarbeiterpreis
• Vergünstigungen auf Übernachtungspreise sowie F&B Leistungen im GSI
• Jobticket für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln für 9 €

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Mitarbeiter/in im Tagungs-/Konferenzservice

(studentische Aushilfskräfte, Mini-Jobber, Fachkräfte in Teilzeit oder Vollzeit)

Ihre Aufgaben:

• Perfekte gastronomische Betreuung unserer Gäste
• Sicherstellen eines reibungslosen Ablaufs und Service bei Veranstaltungen und Tagungen
• Vorbereitung des Mise-en-Place
• Vorbereitung und Ausrichten von Veranstaltungsräumen, Unterstützung unserer Veranstaltungstechnik
• Verkauf von Getränken sowie Snacks an unseren Thekenbereichen
• Auf- und Abbau von Buffets
• Umsetzung und Anwendung der Qualitätsstandards in Bezug auf Sauberkeit und Ordnung in den Servicebereichen sowie in Bezug auf die Arbeitsmitte

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung im Restaurant- oder Hotelfachbereich oder fundierte Berufserfahrung im Servicebereich
• Hohe Belastbarkeit, schnelle Auffassungsgabe
• Bereitschaft zum Schichtdienst, Wochenend- und Feiertagsdienst (kein Teildienst)
• Gastorientierte Persönlichkeit, gute Umgangsformen und natürliche Ausstrahlung
• Kompetenz bei der Betreuung und Beratung unserer Gäste
• Teamfähigkeit und Flexibilität
• Eigeninitiative, Organisationsgeschick
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute bis sehr gute Englischkenntnisse
• Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Einsatzbereitschaft, Flexibilität und Belastbarkeit
• Der Dienstleistungsgedanke steht im Vordergrund
• Freude am Umgang mit Menschen

Wir bieten:

• Einen interessanten, abwechslungsreichen und zukunftssicheren, unbefristeten Arbeitsplatz
• Die Möglichkeit, eigene Ideen und Erfahrungen einzubringen
• Sehr gutes Betriebsklima mit vielen langjährigen erfahrenen Mitarbeitern
• Eine angenehme Arbeitsatmosphäre im Team
• Einen modernen Arbeitsplatz
• Eine leistungsgerechte Vergütung sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Betriebsferien zum Jahreswechsel
• Tägliche Verköstigung im Gästebereich am Büffet zum vergünstigten Mitarbeiterpreis
• Vergünstigungen auf Übernachtungspreise sowie F&B Leistungen im GSI
• Jobticket für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln für 9 €

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen per Email oder Post.

Bitte richten Sie diese an Herrn Carsten Dryden
c.dryden(at)gsi-bonn.de
Gustav-Stresemann-Institut e.V.
Langer Grabenweg 68
53175 Bonn Bad Godesberg
Tel: 0228/81070